A comunicação interna no passado esteve associada somente a estratégias de recursos humanos e era a resposta à necessidade premente de difundir informações sobre as condições de trabalho, salários e normas trabalhistas a todos os operários de uma empresa.
Atualmente, demonstrou-se que a comunicação empresarial bidirecional é chave para o êxito de uma companhia e, graças às novas ferramentas tecnológicas trazidas pela globalização, essa modalidade de comunicação pode ser facilmente explorada.
O que é a comunicação interna em uma empresa?
A comunicação interna em uma empresa pode ser definida como aquela comunicação que é direcionada ao cliente interno, ou seja, os empregados. Este novo enfoque no âmbito empresarial surge como uma resposta orgânica diante da necessidade de aprimorar as estratégias de motivação a seus trabalhadores, com o objetivo de reter o talento humano dentro de suas fileiras, em meio a um mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
Em outras palavras, a comunicação interna é aquela que acontece durante a troca comunicativa mantida pelas diferentes partes que formam uma organização. Pode ocorrer entre um departamento e um empregado, um dirigente e um departamento, ou entre os vários empregados que formam um setor da organização.
Tipos de comunicação interna
A comunicação interna em uma empresa pode ser classificada segundo o tipo de hierarquia que está sendo manuseada. Assim, os tipos de comunicação interna incluem:
- Comunicação descendente. Refere-se à comunicação unidirecional de instruções, informação necessária ou notificações provenientes de cargos altos na empresa para os empregados de menor escala.
- Comunicação ascendente. É a transferência de informações que viaja de baixo para cima na hierarquia empresarial. Destaca-se como um feedback dos empregados para os seus chefes, na forma de ideias, solicitações, propostas, etc.
- Comunicação horizontal. É toda comunicação que ocorre entre colegas dentro da empresa. Não existe uma relação hierárquica, pois acontece entre iguais, podendo ser entre coordenadores de diferentes departamentos da mesma empresa, geralmente para responder solicitações ou compartilhar informações relevantes e concernentes aos objetivos da organização.
Ferramentas para melhorar a comunicação interna
Existem muitas ferramentas disponíveis para ajudar que a comunicação interna de uma empresa transmita informações da maneira mais efetiva e eficiente.
O objetivo é conectar e engajar os empregados no trabalho, seja com e-mails institucionais, intranet corporativa, Software de Gestão de Projetos e até ferramentas simples, como quadros informativos e boletins. Algumas das opções podem ser:
- Email Corporativo
- Intranet
- SMS
- Chatbot
- Manual corporativo
- Caixa de sugestões
- Mural de avisos
Uma boa comunicação é chave para a saúde de qualquer empresa, mas também é necessário saber como gerir projetos para evitar conflitos quando os canais de comunicação interna apresentarem defeitos ou o plano de comunicações ainda estiver em construção.
Principais características da comunicação interna
A comunicação interna de uma empresa deve atender a uma série de características. Estas serão o principal termômetro ou indicador da saúde da mesma. Assim, a comunicação em uma empresa deve ser:
- Permanente e fluida: Não deve ser utilizada apenas para comunicados oficiais, mas também não deve ser forçada. Se sua empresa consegue este resultado de forma orgânica, é um bom indício.
- Bidirecional, participativa e inclusiva: Todos devem poder participar da comunicação, que não se limita a compartilhar comunicados ou notificações. Deve ser altamente dialógica.
- Aberta aos problemas, sugestões e ideias: A comunicação interna de uma empresa deve estar aberta a debates saudáveis sobre problemáticas atuais. E deve criar um clima apropriado para que cada empregado elabore suas sugestões para a resolução de um conflito.
Problemas comuns na comunicação interna
Os problemas de comunicação entre o pessoal e os dirigentes podem fazer com que qualquer empresa ou organização se deteriore lentamente. Sem estratégias de comunicação interna, as metas da companhia podem nunca ser alcançadas.
Alguns dos problemas mais comuns de comunicação na empresa incluem:
- O fluxo de informação é gerido de cima para baixo apenas.
- Existe pouca liberdade e falta de enfoque nos empregados.
- Não se faz uso de ferramentas de comunicação interna, ou estas são manuseadas inadequadamente dentro e fora da empresa.
Fazer circular a informação entre empregados e executivos significa ter um ambiente de trabalho eficaz e produtivo. Por outro lado, más políticas de comunicação interna na empresa podem fazer com que os empregados se sintam confusos, improdutivos e desligados.
Estratégias de Comunicação Interna: Exemplos
1 | Plano de Onboarding para novos empregados
Sabemos que os começos em qualquer novo emprego podem ser caóticos para os empregados recém-chegados a uma empresa. Há milhares de dados, costumes, valores e sistemas de hierarquias ou funcionamento que desconhecem.
Uma forma prática de resumir essa informação para evitar confusões é através de uma estratégia de comunicação interna de onboarding. Esta lhes permitirá conhecer qual é o seu posto e diante de quem devem responder. Será uma grande ajuda para aqueles principiantes, que se sentirão parte da empresa desde o primeiro dia, diminuindo os níveis de ansiedade resultantes de um novo posto.
2 | Utilização de Canais digitais
Um exemplo das estratégias de comunicação interna é o uso de canais digitais. Podem ser através de um chat interno, um blog corporativo ou boletins informativos da organização.
Mas, lembre-se que estamos falando de comunicação interna. Não de informação. Portanto, o formato de qualquer um dos canais digitais que escolha deve promover a participação de cada empregado claramente. Seja através de uma caixa de resposta ou a habilitação de um chat interno. Um software como Asana, pode reunir essas características.
Você também deve garantir que todos dentro da empresa tenham acesso assegurado a este canal. Assim a comunicação começará a flui de maneira simples e orgânica.
3 | Fomentar um clima de avaliação e autoavaliação
Anteriormente, os líderes de área eram os que realizavam avaliações sobre o pessoal, utilizando métricas ou a sua própria avaliação pessoal. Mas, qual era o grande problema com essa estratégia? Sem dúvida, o seu forte caráter vertical. Os empregados não se sentiam compreendidos, valorizados, nem ouvidos. Nem sequer tinham direito a réplica, o que pode ser fundamentado contra um índice de desempenho ou produtividade?
Com as estratégias de comunicação interna de avaliação e autoavaliação, buscou-se reverter essa situação. Agora são os empregados que podem se avaliar, para considerar quais são aquelas habilidades que acham que deveriam trabalhar. Isso fomenta o diálogo entre os altos cargos e os empregados, revertendo a verticalização da comunicação.
Por outro lado, agora os dirigentes também podem ser avaliados pelos seus empregados. Não só em competências duras, como o conhecimento técnico da sua área, mas também em habilidades interpessoais, como, por exemplo, a liderança.
4 | Impulsionar o team building
O diálogo e a comunicação interna não florescem em âmbitos totalmente rígidos e corporativos. Um bom passo para trabalhar nela é dar um pequeno espaço à informalidade. Uma recomendação básica é que sejam gerados espaços e momentos onde os empregados possam dialogar entre si, sem a pressão das tarefas do dia a dia.
Com o tempo, você constatará que esse tipo de encontros gera uma maior criatividade e o intercâmbio de pontos de vista menos rígidos que não teriam coragem de aparecer em um ambiente estruturado.
Como fazer um plano de comunicação interna?
Um plano de comunicação interna deve ser um tipo de guia sobre como os empregados devem se comunicar e como ser coerentes a respeito.
- Em primeiro lugar, deve-se analisar o status atual da empresa e comprometer-se no futuro com o plano.
- Depois, fixam-se e delimitam-se objetivos e o que se quer alcançar com o plano de comunicações internas.
- Em seguida, organiza-se devidamente a audiência (isto é, os empregados em geral) e escolhem-se os temas a tratar, explicando o porquê e como abordá-los.
- Compartilha-se a mensagem, usando táticas, canais e ferramentas de comunicação apropriadas.
- No final, decide-se como será medido o desempenho da comunicação interna e aborda-se o que falta na pilha de tecnologia de comunicações da empresa.
Conclusão
Planejar a comunicação é uma das formas mais potentes para assegurar uma comunicação interna bem-sucedida.
Ter um plano efetivo significa empregados mais engajados. Se realizado corretamente, incentivará conversas e compromisso.