A transformação digital não é estranha ao campo da educação, em todos os seus níveis. Hoje, a tecnologia é parte fundamental de qualquer instituição que deseja melhorar a eficácia de seus métodos. Nesse sentido, existe uma ferramenta que nem todos conhecem, e que pode melhorar a gestão da instituição: a assinatura digital na educação.
Os sistemas LMS costumam ser o primeiro em que pensamos, quando falamos de tecnologia na educação. Mas não é a única forma de agilizar os processos com alunos e professores.
A assinatura digital na educação tem vantagens que poucos conhecem e que, com um pequeno investimento, podem levar sua gestão educativa a outro nível, você imagina uma administração que não gaste tinta, nem papel?
Usos da assinatura digital na educação
Atualmente, todas as instituições educacionais, como escolas, universidades e academias, conhecem os benefícios das plataformas de aprendizagem digital. A possibilidade de ter uma educação mista, entre o presencial e o virtual, é uma realidade.
Entretanto, são poucos os diretores que viram o potencial da assinatura digital, para melhorar os processos de gestão educativa. Os esforços de digitalização estão se direcionando aos alunos e professores, mas não aos processos administrativos.
A administração no campo da educação supõe a gestão de muita documentação. Todos os membros da comunidade educacional têm um registro com seus dados, e muitos processos cotidianos dessas instituições podem ser potencializados com a assinatura digital.
A má gestão desses documentos pode significar um grande obstáculo para a administração educativa. Entre outros documentos, os mais usados na educação são:
- Fichas.
- Exames.
- Dados de registro.
- Folhas de pagamento.
- Diplomas.
Devemos aproveitar a tecnologia para agilizar processos nas instituições educativas. Os desafios da educação digital não são apenas os do estudante e seu processo de aprendizado, mas também os relativos ao pessoal. A assinatura digital, poderia agilizar todos os processos administrativos e de gestão.
Entre os principais usos de uma assinatura digital na escola ou universidade, estão:
1. Certificação de diplomas e documentos
Através de software de assinatura digital é possível certificar assinaturas dos diretores, para certificar diplomas de forma rápida e simples. Assim, evitam-se trâmites burocráticos que implicam a assinatura presencial.
2. Trâmite de matrículas
Ferramentas profissionais, permitem se vincular com softwares de gestão de clientes, neste caso, de alunos. Isso permite que as matrículas e pagamentos possam ser agilizados, já que os alunos podem registrar uma assinatura digital e certificar suas inscrições, do conforto de suas casas.
3. Convênios de estágios e acordos comerciais
Os convênios de estágios profissionais costumam ser trâmites que requerem grande burocracia. Esses são acordos para que os estudantes realizem aprendizados em organizações e empresas externas ao estabelecimento educacional.
Para esse tipo de convênios, são necessárias as assinaturas dos diferentes representantes, assim como de empresas de seguros e do aluno.
Uma suíte de assinatura digital permite agilizar esses trâmites de maneira segura através de qualquer dispositivo digital (computador, telefone, tablet, etc.), o que é uma vantagem significativa. Os tempos e os custos seriam reduzidos exponencialmente.
4. Intercâmbios de estudantes
Assim como os convênios de estágios, os intercâmbios supõem uma grande quantidade de papelada administrativa, que deve ser certificada com a assinatura dos encarregados. Neste aspecto, os softwares de assinatura digital, também poderão agilizar o processo, principalmente quando o intercâmbio é entre duas instituições de diferentes países.
5. Contratações de pessoal
Toda instituição educativa é também uma empresa que precisa de pessoal para funcionar. Para tanto, também é possível contar com a ajuda de uma assinatura eletrônica certificada, que pode reduzir a carga administrativa.
Um software de assinatura digital permite assinar qualquer tipo de documentos, inclusive PDF, de forma segura e legal. Hoje, a assinatura eletrônica está regulamentada por organismos competentes que a tornam numa assinatura legal, com a mesma validade da assinatura autógrafa.
Benefícios da assinatura digital na educação
Os alunos que iniciam um processo educativo são, geralmente, nativos digitais. Estão acostumados a não perder tempo se deslocando para assinar um documento, e o considerariam uma verdadeira perda de tempo.
As experiências de aprendizagem são cada vez mais virtuais, interativas e personalizadas; e as organizações que não conseguirem se adaptar estarão em desvantagem.
A assinatura digital é um sistema em crescimento em diferentes campos, como a banca digital, os processos judiciais, governamentais e comerciais. Hoje também representa um grande avanço no campo educativo.
As vantagens que a assinatura digital em escolas, universidades e academias apresenta são:
- Redução na carga administrativa para o pessoal.
- Rapidez e redução em tempos de espera.
- Diminuição nos custos.
- Agilidade nos trâmites que são assinados diariamente.
- Maior efetividade em tempos agitados, como o início do ano letivo, ou os períodos de exame.
- Redução nos custos de papel e tinta, manutenção de impressoras, envios postais e elementos de escritório para arquivar.
- Agilidade na assinatura de contratos.
- Digitalização de documentos, que não poderão se extraviar nem atrasar.
- Evita aglomerações nos escritórios, já que tudo pode ser assinado de maneira online.
- Beneficia a imagem da organização, pois a assinatura digital é ecológica e inovadora.
Conclusões
Contar com soluções de assinatura digital profissionais, significa adaptar-se a uma mudança inevitável à qual as instituições de educação não estão isentas.
Um escritório sem papéis que fecha acordos e matrículas em questão de horas, já não é uma utopia. O primeiro passo é testar essas ferramentas para conhecer em primeira mão seus benefícios.
