A retrospectiva Scrum é uma oportunidade de capitalizar aprendizados e potencializar a melhoria contínua na gestão ágil de projetos. Qualquer equipe que deseja criar e iterar rapidamente pode se beneficiar da prática destas reuniões de forma periódica.
Como já vimos em outros artigos, ao aplicar os valores do Scrum, é possível tirar vantagem das vantagens das metodologias ágeis nos ciclos de projetos. Também conhecida como Scrum retrospective, este tipo de reunião faz parte dessas metodologias e, neste artigo, explicaremos do que se trata e como fazê-la para alcançar melhores resultados.
Aplicar a retrospectiva Scrum para a melhoria contínua
Uma retrospectiva Scrum trata-se de uma prática na qual os times refletem sobre a sua forma de trabalhar para promover uma melhoria contínua na gestão de projetos.
Em um dos livros de referência sobre retrospectivas: Agile Retrospectives, Making Good Teams Great (2006), suas autoras Esther Derby e Diana Larsen respondem de forma clara e precisa à pergunta O que é a retrospectiva Scrum?
“Uma reunião especial em que o time participa depois de completar um incremento de trabalho para inspecionar e adaptar seus métodos e trabalho em equipe. As retrospectivas permitem o aprendizado de toda a equipe, atuam como catalisadores para a mudança e geram ação”.
Esther Derby e Diana Larsen (2006)
A dinâmica então consiste em que o time comparece à reunião de retrospectiva onde refletem sobre o sprint (a iteração) que realizaram. A partir daqui decidem o que e como querem adaptar este processo para melhorar.
Desta maneira, as ações que saem desta reunião serão comunicadas e postas em prática no seguinte projeto. Isso torna a retrospectiva Scrum uma forma eficaz de realizar melhorias nos processos curtos.
Quem deve realizar uma retrospectiva Scrum do sprint?
Se o seu time usa o guia do Scrum, é recomendável então realizar uma retrospectiva ao final de cada sprint. Como abordamos em outros artigos, o Scrum é um tipo de metodologia ágil comumente utilizada por equipes para melhorar o seu desempenho e iterar rapidamente, sejam do setor que forem.
Como sabemos, os sprints ou iterações são eventos de duração fixa de um mês ou menos para criar consistência, o que permite alcançar objetivos e concretizar projetos em menos tempo.
Mesmo que o seu time não trabalhe em sprints, ainda assim você pode realizar retrospectivas Scrum cada vez que finalizar um projeto ou alcançar um objetivo. Desta forma, você pode aprender com a experiência e incorporar os aprendizados da retrospectiva Scrum no seu próximo planejamento.
Importância de realizar um Sprint Retrospective
Um dos pilares empíricos da metodologia Scrum de Ken Schwaber & Jeff Sutherland (2020) é a inspeção.
“Os artefatos de Scrum e o progresso em direção aos objetivos acordados devem ser inspecionados frequentemente e com diligência para detectar variações ou problemas potencialmente indesejáveis”.
Ken Schwaber & Jeff Sutherland (2020)
Portanto, em relação à importância de realizar uma Scrum retrospective, poderíamos resumir em que para obter resultados diferentes é preciso fazer coisas diferentes, e para isso é necessário revisar o que já foi feito.
Quando o objetivo é resolver os problemas da empresa e oferecer um valor agregado aos clientes, você pode começar mudando a forma como trabalham. O primeiro benefício é justamente dar mais poder à equipe. Quando os integrantes de uma unidade se sentem empoderados, haverá pouca resistência na hora de fazer as mudanças que sejam necessárias.
A segunda vantagem é que as ações acordadas em uma retrospectiva Scrum são realizadas pelos próprios membros da equipe. Isso significa que não há transferência de responsabilidade, o que se mostra mais eficaz, rápido e econômico.
Assim, cada sprint individual funciona como um ciclo de aprendizagem para que os times refinem seu processo de planejamento de sprints.
Através de uma retrospectiva Scrum, é possível potencializar essa melhoria contínua das seguintes formas:
- Reconhecer e continuar as tarefas que geram resultados. Um caso específico é reconhecer e dar apoio à comunicação proativa com feedbacks da equipe quando as tarefas demoram mais do que o esperado.
- Identificar áreas de melhoria. Por exemplo, a equipe poderia sugerir mudar a forma de estimar os prazos de cada tarefa. Criar um plano para implementar melhorias no processo de planejamento de sprints. Por exemplo, podem decidir implementar um sistema de pontos para estimar os requisitos de tempo para cada tarefa.
Retrospectiva Scrum vs. Sprint Review
Costuma-se confundir a realização de uma retrospectiva Scrum com a revisão do Sprint, que abordamos em outros artigos com o nome de Sprint Review. Esta última se realiza ao final do sprint, no entanto, ao invés de focar em melhorar os processos, é uma oportunidade para o time ágil ou Scrum apresentarem o trabalho realizado.
Em geral, o que acontece é que durante uma reunião de revisão do sprint, o time apresenta suas conquistas com demonstrações do produto. Isso ajuda as partes interessadas de diferentes departamentos a visualizar e entender cada documento entregável, afim de ter uma ideia mais completa dos processos e como os objetivos estão sendo alcançados.
Entretanto, e como vimos até agora, uma retrospectiva Scrum do sprint se concentra nos processos que funcionaram e naqueles que não. Esta reunião foca principalmente em melhorar o fluxo de trabalho do sprint.
Por exemplo, na retrospectiva scrum estrela-do-mar, usa-se um diagrama com essa forma para criar cinco áreas específicas a tratar. Dessa maneira, o time evita se centrar somente no bom ou no mau, prestando atenção no que se deve deixar de fazer ou no que se pode ir melhorando aos poucos.
Como realizar uma retrospectiva Scrum
Ainda que não exista uma única maneira de realizar uma reunião retrospectiva Scrum, se é a primeira vez que você irá implementar, será útil um breve guia que poderá ser ajustado com o tempo. Assim, você aprenderá o que funciona melhor para o seu time, adaptando e refinando a agenda.
Para isso, recomendamos criar um modelo padrão para a agenda, pois será mais fácil de compartilhar a informação com seu time e coletar comentários previamente. Além disso, você poderá assegurar-se de que a conversa seja a mais informada possível.
Como prometido, deixamos aqui os 5 passos básicos de como fazer uma retrospectiva Scrum:
1. Estabelecer o objetivo da reunião
Definir o objetivo da Scrum retrospective do sprint como primeiro passo ajuda a equipe a focar na tarefa em questão. Para fazer isso, pense no que significa uma retrospectiva Scrum para o time.
Com isso em mente, você pode usar esse objetivo para guiar todas as reuniões no futuro. Por exemplo, um bom objetivo inicial pode ser focar em fornecer comentários sinceros e construtivos. Isso servirá para melhorar o processo de planejamento do sprint e evitar culpar pelas coisas que deram errado.
2. Coletar comentários da equipe
Levando em conta o último exemplo, consideramos o passo 2 como uma maneira de otimizar o processo do sprint. De fato, os membros da equipe são a melhor fonte de comentários porque são eles que fazem o trabalho diário, portanto, sua contribuição é fundamental para garantir que o sprint transcorra sem problemas.
Além disso, coletar seus comentários ajudará a garantir que esse processo do sprint se adapte a seus estilos de trabalho e necessidades individuais dos membros.
A seguir, recomendamos enviar estas perguntas a cada membro da equipe 1 ou 2 dias antes para que antes da retrospectiva Scrum do sprint contribuam com ideias e forneçam comentários.
- O que você acha que deu certo no último sprint?
- O que você pensa que poderia ter dado errado?
- O que aprendemos com os erros? E com nossas conquistas?
- O que deveríamos fazer diferente na próxima vez?
Outra ideia é simplificar o processo, compartilhando estas perguntas juntamente com a agenda da reunião alguns dias antes.
3. Descobrir informações
Agora que você compilou os dados da equipe, o ideal é identificar padrões e tendências comuns durante a reunião retrospectiva Scrum. Essa informação pode abranger desde pontos fracos que vários membros da equipe compartilham até aprendizados-chave para transferir a futuros sprints ou práticas do sprint anterior que são úteis para a equipe.
Ao identificar padrões, você pode priorizar as ações em que a equipe deve se concentrar no próximo sprint. Por exemplo, se vários membros da equipe manifestarem que não tinham informações suficientes para realizar as tarefas, você deverá remediar essa situação.
Um conselho é compartilhar sua tela ou trabalhar com um documento compartilhado com toda a equipe durante a retrospectiva que contenha essas notas e demonstre que você considera todos os seus comentários. Embora pareça um pouco premeditado, esta é uma boa maneira de aumentar o engajamento e transformar as conversas em passos concretos, especialmente se é a primeira vez que você realiza esse tipo de reunião.
4. Listar as ações pendentes
Agora que chegamos ao passo 4, é hora de definir as ações pendentes para abordar os pontos fracos comuns.
Essas ações incluem tanto os passos concretos a seguir, quanto os responsáveis e os prazos. Portanto, todos são responsáveis por sua realização. Fazer essa tarefa na retrospectiva Scrum dará clareza sobre quem está fazendo o quê e quando. Além disso, ajuda a equipe a entender por que cada uma é importante para o sucesso coletivo.
Seguindo o exemplo anterior, se vários membros da equipe dizem que não tinham informação suficiente para realizar as tarefas, você pode criar uma ação pendente para obter mais informações do contexto das partes interessadas durante o refinamento do backlog do sprint.
5. Encerrar a reunião
Chegando ao final da retrospectiva Scrum do sprint, reserve alguns minutos para encerrar a reunião. Durante esse momento, resuma brevemente o que foi trabalhado, agradeça a todos pela participação e indique como você compartilhará as ações pendentes com a equipe.
Este pequeno passo final demonstra que você valoriza o tempo deles e as contribuições que cada membro fez. Além disso, garante que todos estejam alinhados em futuras reuniões e processos.
Conclusão Incorporar e implementar a retrospectiva Scrum é uma maneira de potencializar a melhoria contínua em sua equipe ao final de cada sprint e reunir os esforços e comentários de cada integrante em um único acordo para a próxima iteração. Lembre-se de que você pode pegar o modelo dos nossos 5 passos básicos de como fazer uma retrospectiva Scrum e adaptá-lo às necessidades da sua equipe e seus modelos de trabalho Scrum. Esperamos que lhes seja útil e aumentem seu desempenho.
