Um cronograma de atividades é um componente essencial dentro do planejamento estratégico de um projeto, mas o que isso implica exatamente?
Trata-se apenas de fixar atividades no calendário e fazer o possível para cumpri-las?
Na realidade, o design de um cronograma de atividades de um projeto requer habilidades, técnicas e traços intuitivos para “colocar no papel” um modelo funcional que integre recursos, tarefas e relações interpessoais.
Embora um cronograma de atividades não esteja escrito em pedra, pois muda durante o desenvolvimento do projeto, o ideal é que seja um guia o mais confiável possível do rumo a seguir.
Dessa forma, os responsáveis e membros do projeto poderão se basear no cronograma para prever e abordar fatores que ameacem a produtividade.
Objetivos de um cronograma de atividades
Na gestão de projetos, um cronograma de atividades é o farol que evita que os navios se afastem da costa.
- Fornecer uma representação detalhada de como deve avançar o projeto para alcançar o resultado desejado.
- Ajudar a gerir as expectativas dos stakeholders.
- Medir o desempenho.
- Estabelecer margens de tempo e atividades requeridas.
- Alocar e mobilizar os recursos adequados para tornar o trabalho mais eficiente.
- Detectar riscos ou problemas a tempo.
Métodos para elaborar um cronograma de atividades
Existem três sistemas normalmente utilizados no design de um cronograma:
- O Caminho Crítico (CPM). Ajuda a determinar a duração total mínima de um projeto e a data de finalização mais cedo possível, assim como o grau de flexibilidade que podemos nos permitir no cronograma. A desvantagem é que o CPM original não permite localizar muitos dos elementos básicos de um projeto (recursos, restrições, dependências externas, atividades prioritárias, etc.) na linha do tempo.
- O Diagrama de Precedência (PDM). Permite colocar atividades em nós e, por sua vez, relacionar estes com informações sobre custos, recursos, restrições, duração, etc. Assim, o PDM facilita visualizar rapidamente a relação entre atividades, agilizando a organização do fluxo de trabalho do projeto.
- A Corrente Crítica (CCM). Considera a disponibilidade de recursos e os efeitos de sua alocação. Principalmente, o objetivo é evitar que o projeto fique sem “matéria-prima”.
Exemplos de cronogramas de atividades
Agora conheçamos um exemplo de cada um dos métodos para fazer um cronograma de atividades.
Exemplo de O Caminho Crítico (CPM)
Este cronograma de atividades surge para otimizar os tempos de execução de um projeto e decidir qual é o caminho mais rápido para concretizar um objetivo. Para fazer este tipo de cronograma de atividades, é necessário conhecer quanto esforço cada atividade leva. Os passos a seguir para criar um CPM são:
- Definir quais são as atividades a desenvolver.
- Definir as dependências (sequência de atividade).
- Desenhar o diagrama de rede.
- Calcular o tempo de conclusão da atividade.
- Identificar o caminho crítico.
- Atualizar o diagrama do caminho crítico.
O projeto é dividido em várias tarefas de trabalho, e então se calcula a duração do projeto baseado nas durações estimadas para cada tarefa. As letras representam as etapas e cada número representa o tempo para alcançar dita etapa.
Exemplo de Diagrama de Precedência (PDM)
O Diagrama de Precedência permite ver as fases que são realizadas de maneira múltipla no projeto. Essas fases são colocadas na mesma coluna. Visualiza-se de forma clara o momento em que inicia e termina cada uma.
Exemplos de Corrente Crítica (CCM)
A corrente crítica foca em saber se os recursos disponíveis estarão realmente disponíveis durante o processo. Tem ligação com o cronograma de atividades do caminho crítico.
Busca-se identificar os momentos e imprevistos do projeto que poderiam consumir mais recursos, e dessa forma poder reorganizar as atividades.
Técnicas de planejamento
Não se deve confundir os métodos com as técnicas. Para exercer uma técnica de planejamento, primeiramente é necessário ter escolhido um método, cuja importância é similar ao uso de metodologias em um projeto.
Depois, um grupo de técnicas pode ser aplicado a um método para o design de um cronograma de atividades.
As técnicas mais comuns quando se trata de planejamento de tarefas são:
- Diagrama de PERT. Técnica de planejamento baseada em estabelecer como um grupo de tarefas se relacionam entre si.
- Simulação Monte Carlo. Trabalha com a incerteza e os riscos para projetar um possível cenário otimista ou pessimista das atividades que devem ser realizadas (uma maior incerteza pode prolongar o tempo de duração na simulação, por exemplo).
Software para cronograma de atividades
Uma ferramenta para criar cronogramas de atividades deve incluir:
- Escolha de datas de início e fim
- Inter-relação e interdependência de tarefas
- Atribuição de recursos
- Priorização de atividades
- Consideração de restrições
- Projeção ou simulação de resultados
- Análise do impacto potencial de mudanças no cronograma
- Ajuste de datas
Os Softwares para Gestão de Projetos oferecem as características que você precisa para desenhar um cronograma de atividades, como modelos personalizados para que você não precise fazer o trabalho desde o zero.
