Na hora de começar qualquer projeto, prevalece a necessidade de administrar o tempo e os recursos da melhor maneira possível. Para tornar mais fácil a gestão, temos à nossa disposição métodos e ferramentas como o diagrama de PERT.
Hoje, vamos ver como se aplica e interpreta este modelo de diagrama, e em quais cenários do mundo empresarial podemos aplicá-lo.
O que é um Diagrama de PERT?
Na gestão de projetos, siglas costumam prevalecer. Mas raramente sabemos o que significam. Vamos esclarecer esse ponto antes de irmos à definição de diagrama de PERT.
O significado de PERT se refere ao termo em inglês Program Evaluation and Review Technique, que poderia ser traduzido para o português como técnica de revisão e avaliação de programas.
Então, qual é a definição de Diagrama de PERT? Esse gráfico é uma ferramenta de gestão de projetos utilizada para programar, organizar e coordenar tarefas de maneira otimizada.
O primeiro exemplo de diagrama de PERT foi visto na década de 1950, durante a Guerra Fria, no projeto submarino Polaris. A marinha dos EUA foi quem desenvolveu o método PERT para gerenciar projetos com o objetivo de otimizar o tempo necessário para completar uma tarefa e identificar o período mínimo requerido para concluir o projeto em sua totalidade.
O como fazer um diagrama de PERT dependerá do seu projeto em questão, mas em todos se seguem condições semelhantes. Por exemplo:
Imagine uma seta na Tarefa A que vai em direção à Tarefa B. A Tarefa A deve ser concluída antes de começar a trabalhar na Tarefa B; esta breve condição é uma das bases do método PERT.
Para que serve um Diagrama de PERT?
O gráfico de PERT é uma representação visual do seu projeto. Ele ajuda a criar um cronograma inicial e a geri-lo até sua conclusão. Também permite que os integrantes se mantenham atualizados sobre o progresso do mesmo.
Mas, para que serve um diagrama de PERT especificamente? Entre suas funções, podemos listar:
- Comunicar e solicitar aprovação dos gestores do projeto sobre o cronograma inicial e suas mudanças.
- Definir as bases dos objetivos a ser atingidos para que qualquer integrante, novo ou atual, possa conhecê-los.
- Servir como suporte visual para projetos complexos.
- Auxiliar na estimativa do tempo que cada tarefa terá na grande esquema do projeto geral.
Diagrama de PERT: Características
As características mais salientes do Diagrama de PERT são:
- É uma ferramenta de gestão de projetos que fornece uma representação gráfica da linha do tempo de um projeto.
- É um instrumento de cálculo que representa visualmente dependências entre as tarefas de um projeto e funciona também como cronograma do mesmo.
- Funciona por uma rede de relações de precedência de elementos que compõem diferentes atividades, com relação à ordem em que devem ser executadas.
- Todos os elementos que estão na mesma fase de produção, mas em diferentes linhas de tarefas, são chamados tarefas paralelas. Esses elementos são independentes entre si, mas espera-se que ocorram ao mesmo tempo. Tarefas dependentes são aquelas que devem ser realizadas de uma forma específica para não afetar as demais.
- Os gráficos PERT são considerados preferíveis aos gráficos de Gantt porque podem identificar dependências entre tarefas, embora às vezes sejam mais difíceis de interpretar.
Como fazer um diagrama de PERT?
Para aproveitar ao máximo o desempenho do gráfico PERT, primeiro deve-se saber como criá-lo. Só assim você conhecerá os detalhes e pontos-chave dessa ferramenta.
Então, a grande pergunta é Como fazer um Diagrama de PERT?
1° Passo: Identificar as tarefas do projeto
Neste primeiro passo do seu gráfico de PERT, comece como qualquer outro: coletando informações na sua própria base de dados do projeto.
Você precisará de todos os dados-chave e os recursos do seu projeto. Após gerenciar a organização adequada, você poderá realizar uma identificação exata das tarefas necessárias.
Você pode usar diferentes critérios. Pode organizar de acordo com as áreas do seu projeto, nos diferentes pontos dentro dele. Este passo é livre, só você conhece a natureza do seu projeto, portanto, sabe o que ele precisa.
2° Passo: Estabelecer as dependências entre as tarefas
O que quer dizer estabelecer dependências? Para ser claro; trata-se de você conectar as diferentes atividades sequenciais do seu projeto, e organizá-las.
Normalmente, quando se inicia um processo, é necessário que uma tarefa termine antes que outra comece. Ao ordenar esses passos no seu projeto, você permitirá entender como ele avança. Assim, quando seu projeto já estiver em andamento, será mais fácil identificar gargalos.
3° Passo: Vincular as diversas atividades do projeto
Quando você já tiver visualizado os nodos importantes no seu diagrama de PERT, terá que conectá-los através de setas. Essas setas serão indicativos das dependências, ou seja, quais tarefas dependem de outras. Poderíamos falar de uma espécie de projeto em cascata.
Assim, você obterá um esboço visual, talvez não tão específico como em outros modelos, mas sim muito fácil de entender. Os membros do projeto poderão saber como funciona a dinâmica de planejamento do seu projeto com apenas um olhar.
4° Passo: Estabelecer o cronograma do seu projeto
Como saber quanto tempo meu projeto vai durar se ainda não começou? Não se preocupe. Existem fórmulas para ajudar a delinear o seu cronograma de atividades. Neste caso, usaremos o método da rota crítica (CPM), e a fórmula PERT.
O método CPM ajuda você a pensar em três cenários de duração possíveis:
- Quantidade de tempo sendo pessimista
- Quantidade de tempo sendo otimista
- E a opção mais provável e realista
Agora bem, vamos tomar a fórmula PERT: (O + (4 x MP) + P) ÷ 6.
Mas o que faço com isso? Vejamos:
Por exemplo, se o seu cálculo otimista é 30 dias e a sua visão pessimista diz que na realidade você pode levar 60 dias, você pode chegar a um prognóstico razoável de 45 dias. Com a fórmula de PERT aplicada, (30 + (4 x 45 + 60) ÷ 6 = resulta em 45 dias.
5° Passo: Revisar o progresso das tarefas.
A aplicação do gráfico PERT não termina até que você finalize o seu projeto. Para que esta ferramenta seja realmente útil, você terá que mantê-la atualizada.
À medida que um projeto avança, é necessário implementar mudanças e realizar ajustes, que você terá que contemplar no seu novo planejamento. Para isso servirão ferramentas como os indicadores de desempenho.
Em artigos recentes, falamos sobre os benefícios de realizar constantes avaliações em seus projetos.
Além disso, você deve considerar que:
- São utilizados círculos ou retângulos denominados nós para representar eventos ou marcos.
- Todos os nós são ligados por vetores ou setas, que representam as tarefas a executar.
- A direção das setas indica o fluxo e a sequência de eventos necessários para a finalização do projeto.
- Todas as alocações de tempo são fixadas e mostradas dentro de cada vetor.
Diagrama de PERT: Vantagens e Desvantagens
Ainda não sabe se realmente vale a pena usar essa ferramenta? Uma ferramenta pode ser muito útil e eficaz para alguns, e não tanto para outros.
Isso ocorre porque não existem dois projetos iguais, nem duas equipes que funcionem com a mesma dinâmica e os mesmos recursos. Confira as vantagens e desvantagens do diagrama PERT que se seguem para saber se ele se ajusta ao seu planejamento.
| Vantagens | Permite aos gerentes avaliar o tempo e os recursos necessários para a correta administração de um projeto. Estabelece uma ordem fixa para completar as tarefas. As dependências entre tarefas ficam muito evidentes. Prazos pouco claros se tornam mais previsíveis. O diagrama PERT é muito útil em análises hipotéticas para escolher a rota mais eficiente e benéfica. |
| Desvantagens | O gráfico PERT requer muito trabalho manual, além de tempo e recursos adicionais. Falta a flexibilidade necessária para se adaptar a mudanças que possam surgir de forma inesperada. O sucesso do diagrama dependerá da experiência da |
Exemplos de diagramas Pert
Você precisa de um modelo para orientá-lo na criação de seu diagrama PERT? Abaixo deixamos alguns exemplos de gráficos PERT que podem ser úteis para criar o seu.
Exemplo de diagrama PERT simples
Gráfico PERT vertical
Os gráficos PERT fazem um excelente trabalho ao mostrar quando e como uma atividade será executada e como ela se relaciona com outras áreas de escopo do projeto.
Esta combinação de dados incentiva o comprometimento dos envolvidos e permite que todos os responsáveis sejam facilmente identificados.
