Já se perguntou quais são os elementos fundamentais para a gestão de projetos?
Entender esses elementos pode ser o divisor de águas entre o sucesso e um sonho que nunca se concretiza. Portanto, fique atento e anote as dicas.
Definindo “elementos”
A palavra pode ter diferentes significados para diferentes pessoas. Primeiro, vamos nos certificar de que estamos falando a mesma língua.
Os elementos da gestão de projetos são um conjunto de fatores e práticas essenciais para a execução bem-sucedida de um projeto.
São como as peças vitais de um motor de carro para que ele funcione.
Em outras palavras, esses elementos são métodos para organizar e planejar o trabalho de maneira eficiente.
Isso significa atingir objetivos de forma produtiva, sem desperdiçar tempo ou recursos.
Também implica em controle, ordem e avaliação constante dos resultados.
Quais são os elementos da gestão de projetos?
Esses elementos estão presentes em todas as fases de um projeto, sendo cruciais independentemente do tipo de projeto.
Eles visam sempre definir as chances de sucesso ou fracasso.
O relatório “Best practices: The nine elements to success”, do PMI, destaca nove elementos vitais para o sucesso na gestão de projetos:
- Ciclo de vida e marcos definidos: Refere-se à especificação de rotas, fases, entregas, marcos importantes e critérios de avaliação. Isso proporciona clareza ao time sobre o que se espera alcançar.
- Requisitos e escopo estáveis: Envolve definir os requisitos obrigatórios, objetivos e escopo do projeto.
É útil discutir em grupo algumas perguntas para garantir a clareza entre os membros da equipe:
– O que precisa ser feito? – Que produto/serviço, sistema ou resultado será gerado? – Quais são os objetivos e benefícios? – Quando alcançarmos o resultado, como mediremos o sucesso? – Quais são as entregas? – Qual será a manifestação física do produto, sistema ou resultado? – Quais são os padrões de desempenho? – Como determinaremos a validade, utilidade, correção e integridade das entregas? – Que restrições afetam o desempenho, tempo e custo? – Quais são os limites de custo, tempo ou desempenho do produto em si? – Quais são os riscos a serem considerados? – Existem riscos associados ao projeto ou ao produto? – Qual é o impacto da magnitude, complexidade e tecnologia do produto/projeto?
3. Organização, sistema e papéis definidos: Como um navio precisa de um capitão, um projeto precisa de alguém no comando.
Normalmente, as responsabilidades recaem sobre o gerente ou administrador do projeto, gerentes funcionais e membros da equipe.
4. Padrões de qualidade: Mesmo com máximo esforço, há sempre o risco de um projeto não sair como esperado.
Para minimizar esses riscos, são necessários padrões de qualidade claros, incluindo critérios de conformidade para cada fase do processo de gestão de projetos.
5. Compromissos planejados: Todo plano deve se basear nas capacidades reais da organização e nos recursos disponíveis.
Compromissos planejados significam ter planos de ação em vez de apenas cronogramas.
6. Monitoramento e análise de variação: O sexto elemento da gestão de projetos envolve uma gestão baseada na exceção, para evitar distrações.
7. Ações corretivas: Evitam que o projeto descarrile quando há desvios no plano.
8. Escalonamento e gestão de problemas. Um pequeno problema pode se tornar um grande desastre se não for gerenciado corretamente.
9. Autorização de trabalho e controle de mudanças: O controle de mudanças ajuda a tomar decisões importantes no momento certo.
Tipos de elementos da gestão de projetos
Além dos elementos mencionados, é útil conhecer os tipos de elementos, que alguns especialistas classificam em 7 categorias:
- Humanos: relacionados à negociação, comunicação, motivação, liderança e trabalho em equipe.
- Organizacionais: envolvem autoridade e responsabilidade.
- Técnicos e metodológicos: como modelagem, custeio e programação.
- Culturais: valores, atitudes, crenças e tradições.
- De planejamento: ligados a objetivos, metas e estratégias planejadas.
- Informativos: referentes a desempenho, dinheiro e tempo.
- De controle: padrões, sensores, comparativos e ações.
Conclusões
Agora você conhece os elementos da gestão de projetos e sua importância no ciclo de vida de um projeto.
Sempre que iniciar um novo projeto, revise cada peça que seu motor precisará para funcionar bem. É a melhor forma de evitar problemas.
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