A metodologia ágil tem um lugar muito especial em nosso blog, devido aos grandes benefícios que ela representa nos diferentes âmbitos em que é aplicada. Por isso, hoje vamos falar sobre a implementação da metodologia ágil nas PMOs ou escritórios de gerenciamento de projetos.
Antes, convém começar perguntando: O que é PMO? E por que seus benefícios são tão importantes para a administração de um projeto?
O que é PMO?
O PMO é o departamento ou grupo de trabalho encarregado, como o próprio nome indica, de gerenciar a execução dos projetos de uma empresa. Existe uma figura importante dentro deste departamento, que é o PMO Manager.
Um PMO Manager é o responsável por liderar a unidade, assegurando a correta aplicação da estratégia da empresa em seus projetos e sua execução bem-sucedida, sempre alinhada aos padrões da organização.
PMO Significado
O que significa PMO? PMO significa Portfolio Management Office em inglês, que se traduz em português como escritório de gerenciamento de projetos e faz parte do departamento de projetos.
Principais Benefícios de uma PMO: Transformando a Gestão de Projetos
Os escritórios de gerenciamento de projetos reduzem os custos
As PMOs trabalham diretamente com o talento de uma empresa. E sua gestão colabora para evitar o excesso de contratações e subcontratações, ao organizar meticulosamente os projetos e seus recursos disponíveis.
Aumento da produtividade com a implementação de PMO
Os escritórios de gerenciamento de projetos implementam frameworks de trabalho mais otimizados e KPIs que facilitam a observação do seguimento do processo. Assim, o talento humano da equipe não terá que se distrair com tarefas gerenciais e poderá realizar as tarefas pertinentes à consecução do projeto.
Redução da taxa de projetos fracassados
Identificar projetos fadados ao fracasso desde o início é uma das principais tarefas de uma PMO. Isso reduz a má utilização de esforços, recursos e capital humano. Concentrar os esforços em programas que funcionarão bem, enquanto se ajustam os detalhes que podem causar erros, aumenta o desempenho da empresa.
Melhora o alinhamento com os objetivos
Normalmente, pequenos grupos de gerenciamento de projetos corrigem o curso dos mesmos em pequenos aspectos sem levar em conta a visão da empresa. As PMOs funcionam como uma bússola que corrige esses desvios.
Aumento da satisfação dos clientes
Como em um efeito cascata, com o aumento dos casos de sucesso de projetos bem alinhados aos objetivos e com uma correção precoce de erros, as empresas se tornam mais eficazes. Quando isso ocorre, evitam-se atrasos nas entregas ou erros que levem a devoluções e ao descontentamento dos clientes.
Tipos de PMO
Existem diferentes tipos de PMO, com uma estrutura hierárquica específica dentro da empresa e que desempenham certos papéis distintivos, conforme necessário.
- Project Management Office: É o primeiro nível de PMO. É responsável por fornecer suporte às equipes de trabalho designadas a cada projeto. Sua função é puramente consultiva.
- Program Management Office: Corresponde ao nível dois de PMO. Além das funções do nível um, estabelece a base do processo: padrões, metodologia de projetos PMO e distribui responsabilidades. Pode designar ou trocar os gerentes de projetos e desempenha um papel de mediador entre as comunicações dos diretores de projetos.
- Portfolio Management Office: Nível três de PMO, ou seja, departamento de maior hierarquia. Claro, cumpre com as funções dos níveis um e dois e possui autonomia para controlar qualquer aspecto do projeto.
Um erro comum acontece em empresas que iniciam, ao mesmo tempo, vários projetos ambiciosos e tendem a criar mais de um departamento PMO.
Isso, embora possa aliviar a carga, contribui para viés na metodologia de execução.
Setorizar as tarefas de uma empresa é, sem dúvida, uma estratégia eficaz para otimizar seu funcionamento, mas tudo deve estar em andamento sob as diretrizes do mesmo PMO Manager, encarregado de garantir seu correto desenvolvimento.
Project Portfolio Management: Funções
Indepentemente da variante, as funções deste departamento giram em torno de oferecer os seguintes benefícios à empresa:
- Exercer um papel de suporte administrativo em cada projeto com base em metodologias, formatos ou políticas de ação cuidadosamente estudadas.
- Fornecer assessoria e treinamento e atuar como mentor para os diferentes diretores ou gerentes de projetos.
- Apoiar diretamente o projeto, otimizando o uso de ferramentas e pessoal.
- Servir como central de comunicação entre os gerentes de projetos ou entre gerentes e patrocinadores (se houver).
- Manter atualizada ––e otimizar frequentemente–– a metodologia de execução de projetos.
Conselhos para implementar PMO na sua empresa
Seja implementando uma PMO padrão ou alinhada às metodologias ágeis, é recomendável ter uma visão geral do cenário antes de começar.
1 | Compare os custos de investimento com o volume de projetos da sua empresa
Tenha em mente que implementar uma PMO requer um grande investimento inicial em infraestrutura e contratação de pessoal em tempo integral. Os resultados a longo prazo apoiarão essa decisão, mas, no entanto, nem todas as empresas podem assumir esse custo sem afetar seu desenvolvimento econômico.
2 | Analise se seus administradores dedicam tempo demais ao planejamento de projetos
Outro aspecto a ser avaliado é se realmente os profissionais especializados estão dedicando um tempo desproporcional à administração do projeto. Isso pode impedir que cumpram com suas tarefas designadas e os prazos estabelecidos.
3 | Considere os resultados da atualização das ferramentas atuais
Se sua equipe de projetos é pequena, incluir um Escritório de Gerenciamento de Projetos pode prejudicar sua produtividade ao ter que cumprir com atividades extras. Se seu objetivo particular é aumentar a produtividade, considere atualizar as ferramentas que sua equipe utiliza. Essa ação por si só pode desencadear o resultado que você esperava.
PMO Ágil: Foco na metodologia ágil
Longe de ser uma união incompatível e infrutífera de metodologias, a PMO ágil pode trazer múltiplos benefícios por oferecer uma visão muito mais integral e complexa do projeto.
Isso também permitiria abordar em maior escala o conceito de projeto, criando situações de equipes de equipes que melhoram a comunicação em grande medida, aumentando exponencialmente a produtividade e a eficiência da organização como um todo.
Como implementar uma PMO Ágil? 4 passos básicos
Fase I de implementação de uma PMO ágil: Diagnóstico
O primeiro passo é identificar os objetivos da organização e como a implementação de uma PMO ágil contribuirá para eles. Para isso, serão realizadas entrevistas com os atores chave para obter informações documentais.
A seguir, será realizado um diagnóstico da situação atual na direção de projetos. Posteriormente, uma proposta de melhoria será elaborada para solucionar esses conflitos. Assim, em conjunto com os principais atores, começará a trabalhar no design conceitual da PMO ágil.
Com o design da PMO ágil já concluído e tendo coletado as informações correspondentes, serão avaliados os diferentes caminhos que a direção disso pode tomar para resolver as áreas problemáticas.
Fase II de implementação de uma PMO ágil: Planejamento
Nesta fase, será realizada a priorização das tarefas de mudança mais importantes. Dessa forma, serão estabelecidos os objetivos temporais e implementadas ações de esforço moderado, mas de alto impacto.
Em seguida, será detalhado o plano de implementação considerando a disponibilidade de recursos, capital humano e tempo. Além disso, será necessário implementar um sistema de comunicação que informe à equipe sobre esta migração de metodologias.
Fase III de implementação de uma PMO ágil: Execução
Na terceira fase da implementação de uma PMO ágil, será desenvolvida uma metodologia de aplicação, que estabelecerá todos os pontos importantes deste departamento, como os recursos, os procedimentos, canais de comunicação e outros aspectos. Ao mesmo tempo, serão estabelecidos os indicadores de desempenho que retroalimentarão o departamento com informações.
Além disso, será avaliada a opção de implementar uma ferramenta para automatizar esses processos, como pode ser o uso de um Software de Gestão Ágil.
Fase IV de implementação de uma PMO ágil: Implantação
Uma vez finalizado o planejamento, a PMO ágil será implantada nos processos da organização. No entanto, será dada especial atenção às mudanças e melhorias que possam ser incluídas durante o processo.
Conclusão
Neste artigo, revisamos os conceitos de escritório de gestão de projetos e a implementação de uma PMO ágil. Se você precisa de ajuda neste processo, pode conferir os softwares ágeis da Jira, Trello e Wrike.
