Como superar as restrições de um projeto

Restrições de um projeto… Não é agradável pensar nelas, mas ninguém disse que seria fácil alcançar metas no mundo empresarial, certo?

Por menor que seja o objetivo, é importante saber como superar os obstáculos que chamamos de “restrições” para que nosso negócio sobreviva.

Mas cuidado: você não pode se proteger daquilo que não conhece, então vamos primeiro ver quais aspectos são considerados restrições em um projeto.

Definição de “restricções”

As restrições de um projeto são, de acordo com o glossário do PMBOK:

• Tempo
• Custo
• Escopo

Embora este modelo – chamado The Triple Constraint ou A Tripla Restrição – seja o mais conhecido para análise das limitações em um projeto, existem teorias que sugerem considerar outros fatores, como benefícios e riscos.

Mais adiante veremos como a Tripla Restrição se complementa com o modelo da Estrela de 6 Pontas.

Superando as restrições de um projeto

Já na década de 80, o doutor em física Eliyahu M. Goldratt explicou, em seu livro “A Meta”, a Teoria das Restrições ou Teoria das Limitações.

Além disso, Goldratt explicou como superá-las propondo um modelo de cinco passos.

1. Identificar o gargalo. Trata-se de localizar o obstáculo na cadeia de processos. A restrição pode estar relacionada ao tempo, à distribuição do trabalho ou aos recursos.
2. Decidir como explorar o gargalo: A solução não é pará-lo, mas “explorá-lo” para não prejudicar o processo. Isso é conseguido determinando ações corretivas de acordo com o projeto e a empresa.
3. Subordinar tudo à decisão anterior: Uma vez que saibamos o que queremos fazer com o gargalo, devemos seguir rigorosamente o plano e não deixar pontas soltas.
4. 4. Elevar o gargalo: Ao aumentar a produção de todo o sistema, a capacidade do gargalo também aumenta. Isso exige melhorar a eficiência de toda a equipe, tanto material quanto humana.
5. Uma vez eliminado o gargalo, deve-se começar de novo:Nesta etapa, o objetivo é garantir que não seja necessário melhorar o gargalo e, em seguida, reiniciar o processo e analisar o desempenho do sistema.

Exemplos de restrições de um projeto

Sair vitorioso é mais viável quando sabemos que tipo de obstáculos enfrentaremos.
Neste ponto, é útil visualizar alguns exemplos de restrições de um projeto para saber como lidar com elas.

A Tríplice Restrição

Para começar, o modelo da Tríplice Restrição é representado por uma estrutura triangular cujos lados correspondem a tempo, custo e escopo.

Modelo da Tríplice Restrição

Isso implica que, ao ser afetado um lado, os outros também serão prejudicados.
Além disso, no caso do modelo da Tríplice Restrição, para conseguir o resultado esperado e superar os obstáculos o recomendável é encontrar um equilíbrio.

Vale dizer que existem outras formas de estruturar o triângulo. Uma delas é montando seus lados com os fatores: finanças, tempo e recursos humanos.

A Estrela de 6 Pontas

O modelo da Tríplice Restrição evoluiu para se tornar o de 6 restrições, ou modelo da Estrela de 6 Pontas, formada por 2 triângulos sobrepostos.
Aqui, são contempladas as seguintes restrições:

• Tempo
• Custo
• Escopo
• Risco
• Qualidade
• Recursos

O princípio é o mesmo do modelo da Tríplice Restrição – manter o equilíbrio -, exceto que envolve a participação de mais elementos.

Custo do projeto: dicas para manter o controle

Gerenciar o custo de um projeto envolve ter um plano que permita gerenciá-lo adequadamente. O planejamento será bem-sucedido se o custo das atividades for estudado e um orçamento realista for elaborado, preferencialmente usando um Software de Gestão de Projetos profissional.
Recomenda-se:

1. Começar desde o início com um orçamento bem fundamentado e de acordo com a realidade do mercado onde o projeto é desenvolvido.
2. Assumir a revisão contínua do orçamento e sua atualização como uma necessidade incontornável.
3. Analisar frequentemente possíveis alterações nos custos estimados para poder antecipar-se aos eventos e enfrentar dificuldades no momento certo.
4. Rever frequentemente o uso de recursos humanos e materiais necessários para o projeto.
5. Informar a equipe sobre o orçamento de forma transparente e precisa.
6. Promover a importância do consumo responsável por parte dos membros da equipe em relação aos recursos materiais atribuídos e seu impacto no restante do projeto.
7. Motivar a equipe a compreender a importância do uso adequado do tempo e o cumprimento das metas nos prazos estabelecidos.
8. Evitar ser demasiadamente flexível com despesas que não estavam incluídas no orçamento original para evitar que o custo do projeto aumente.

Em resumo: planejamento, previsão, supervisão e comunicação são essenciais para manter o custo do projeto dentro dos limites esperados.

Tempo de um projeto: assumindo o controle do cronograma

Para controlar o tempo de um projeto, é necessário realizar um processo de gestão específico.

Basicamente, consiste em estudar e determinar os prazos necessários para a execução das tarefas que irão moldar o resultado desejado.
Ao assumir o desafio de controlar o tempo de um projeto, é necessário desenhar um cronograma.

Esta estrutura deve apresentar prazos realistas, mensuráveis e acordados com a equipe responsável pelo projeto.

Se for o caso, o cliente e os investidores envolvidos também devem estar cientes do cronograma e aprová-lo. Ou seja, geralmente é um aspecto em que todos os participantes devem concordar.

O cronograma, que detalha as tarefas e prazos de um projeto, requer controle. A maneira correta de geri-lo é:

• Revisar frequentemente o seu status
• Determinar os fatores que tendem a causar alterações nos prazos e tarefas
• Contrariar esses fatores na medida do possível
• Revisar os elementos que inevitavelmente devem mudar para que o projeto seja desenvolvido da melhor maneira.
• Medir o impacto das mudanças no processo
• Assumir o controle das alterações que precisam ser aplicadas e implementá-las de forma coerente

Conclusões

Atualmente, a internet e as novas tecnologias permitem que as organizações otimizem processos para superar as restrições de um projeto. As ferramentas de hoje melhoram significativamente a gestão eficaz do tempo e dos custos, criando novas oportunidades de negócios e investimentos.

Contar com um Software de Gestão de Projetos ajuda a manter o controle sobre cada tarefa e garante que todas as entregas sejam feitas dentro dos prazos estipulados.

Estes softwares permitem dividir os projetos em tarefas e subtarefas, além de organizá-las e programar cada uma estabelecendo prazos e relações entre elas (fluxo de trabalho).