A execução é a fase número 3 das 5 fases de todo projeto.
É fundamental que a empresa ou equipe de trabalho encontre a melhor maneira de realizar esta fase para que o resultado do projeto seja o esperado. Isso implica conhecer em detalhes quais tarefas realizar, quando e como.
Vamos ver mais a seguir.
O que é a execução de um projeto?
A execução de um projeto é a etapa mais importante do ciclo de gestão, pois as atividades desenvolvidas (e sua rigorosidade) vão definir se os objetivos poderão ser alcançados ou não.
Além disso, a execução está vinculada ao acompanhamento. Não se pode concluir que um método funciona se não se monitora seu desempenho, por isso a supervisão durante a execução do projeto é fundamental para garantir a qualidade do produto final.
Estas são as atividades que devem ser realizadas durante a execução de um projeto:
- Nesta etapa, determina-se a probabilidade de cumprimento da programação levando em conta os prazos e custos. Para isso, deve-se utilizar uma ferramenta que permita planejar, atribuir responsáveis a tarefas específicas e gerenciar datas de vencimento.
- As tarefas de monitoramento e controle que costumam ser aplicadas durante a execução servem para calcular os Recursos que o projeto precisa. Com base nos cálculos, a distribuição de recursos deve ser atualizada, mas garantindo que o orçamento não seja excedido.
- A execução de um projeto também é sinônimo de supervisão e medição de resultados, então a planificação deve ser comparada com o cumprimento real usando um Software de Gestão de Projetos. Esse tipo de ferramenta também permite medir o desempenho dos membros da equipe com base no tempo que levou para concluir uma tarefa, quanto custou para a empresa, etc.
Se você está procurando um Software de Gestão de Projetos que inclui todas as funções necessárias para uma execução de projetos bem-sucedida, você pode acessar o Comparasoftware, onde encontrará uma lista comparativa de todos os softwares disponíveis, como por exemplo: GanttPRO, monday.com ou Asana.
Exemplo de execução de projeto
As tarefas mais importantes a serem realizadas durante a execução de projetos são:
- Monitorar e controlar
- Informar os avanços
- Agendar reuniões de acompanhamento
- Gerenciar e resolver problemas
A tabela a seguir de tarefas e atividades evitará que você precise começar do zero. Dessa forma, você economizará tempo e poderá se concentrar no que mais importa: os resultados.
| Monitorar e controlar |
| – Mantenha uma visão global e imparcial do projeto. – Aja rapidamente diante de possíveis mudanças. – Esteja alerta para identificar problemas e resolvê-los a tempo. – Comunique à sua equipe a importância de que os obstáculos sejam informados o mais cedo possível (dependendo do tamanho do projeto, pode ser conveniente que eles entreguem relatórios uma ou mais vezes por semana). – Revise periodicamente os números para garantir que correspondam às quantidades estimadas no orçamento do projeto. – Se houve despesas extras durante a execução, solicite um relatório que as justifique. |
| Informar o progresso |
| – Se você tem um supervisor ou cliente a quem deve informar o progresso do projeto, é bom consultar com que frequência ele deseja receber atualizações para evitar sobrecarregá-lo. – Nunca finja cegueira diante dos problemas, pois eles acabarão se tornando uma crise irreparável. Comunique os inconvenientes que surgirem, se todos estiverem bem informados, será mais fácil lidar com as dificuldades. |
| Agendar reuniões de acompanhamento |
| – Planeje pelo menos uma reunião semanal para garantir que a equipe esteja focada e não caia em distrações. – No intervalo, mantenha-se sempre conectado com seus colegas ou funcionários e enfatize constantemente a direção que a execução do projeto deve seguir. – Estabeleça uma pauta para cada reunião, assim você aproveitará melhor o tempo. Input: tempo e não haverá desvios. – Pode ser que alguns temas não pertençam à ordem do dia, mas estejam intimamente relacionados com os objetivos do projeto. Preste muita atenção neles, pois podem revelar informações sensíveis. – Aproveite as reuniões de acompanhamento para celebrar o cumprimento de metas, mesmo as pequenas conquistas devem ser reconhecidas. |
| Gestão e resolução de problemas |
| – Atrasos: é o obstáculo mais comum na execução de um projeto. Às vezes não há nada que você possa fazer para evitá-lo, mas sempre deve se esforçar para esgotar as possibilidades. A ferramenta mais poderosa nesse aspecto são as reuniões de acompanhamento, pois permitem avaliar o progresso e detectar quando há um desvio. – Corrupção: os interesses ocultos que geram pressão também podem influenciar a ocorrência de atrasos ou falta de recursos. Isso geralmente é chamado de corrupção de escopo, e é um monstro com o qual todo gerente de projetos deve lutar. – Problemas de qualidade: quando os atrasos, a corrupção e a ineficiência ganham terreno, é muito provável que o produto final seja medíocre. A boa notícia é que isso pode ser evitado com um monitoramento e controle rigorosos, por meio da recepção e análise minuciosa dos entregáveis (ou protótipos) que a equipe apresenta durante a execução. – Problemas humanos: por último, para que os problemas de gestão de pessoas não arruínem seu projeto, você terá que garantir canais de comunicação fluidos, onde todos possam expressar livremente sua opinião e contribuições. Input: (sempre com respeito). Pode ser de grande ajuda conversar separadamente com cada membro da equipe para conhecer seu diagnóstico pessoal e identificar sinais de alerta. |
Gráficos para cumprimento de cronograma
Execução de um projeto é a etapa mais importante do ciclo de gestão, pois as atividades desenvolvidas (e sua rigorosidade) vão definir se os objetivos poderão ser alcançados ou não.
Além disso, a execução está vinculada ao acompanhamento. Não se pode concluir que um método funciona se não se monitora seu desempenho, por isso a supervisão durante a execução do projeto é fundamental para garantir a qualidade do produto final.
Estas são as atividades que devem ser realizadas durante a execução de um projeto:
Nesta etapa, determina-se a probabilidade de cumprimento da programação levando em conta os prazos e custos. Para isso, deve-se utilizar uma ferramenta que permita planejar, atribuir responsáveis a tarefas específicas e gerenciar datas de vencimento.
As tarefas de monitoramento e controle que costumam ser aplicadas durante a execução servem para calcular os recursos que o projeto precisa. Com base nos cálculos, a distribuição de recursos deve ser atualizada, mas garantindo que o orçamento não seja excedido.
A execução de um projeto também é sinônimo de supervisão e medição de resultados, então o planejamento deve ser comparado com o cumprimento real usando um software de gestão de projetos. Esse tipo de ferramenta também permite medir o desempenho dos membros da equipe com base no tempo que levou para concluir uma tarefa, quanto custou à empresa, entre outros.
Se você está procurando um software de gestão de projetos que inclui todas as funções necessárias para uma execução de projetos bem-sucedida, você pode acessar o Compararsoftware, onde encontrará uma lista comparativa de todos os softwares disponíveis, como por exemplo: GanttPRO, monday.com ou Asana.
Estimativa de tempos e custos
A estimativa de tempos e custos de um projeto é uma questão que também não deve ser subestimada.
Por um lado, influencia a utilização dos recursos; por outro, os recursos disponíveis também determinam o cronograma e o orçamento. Ou seja, existe uma certa bidirecionalidade que deve ser considerada e harmonizada no processo.
Pode-se dizer que a estimativa de tempos e custos de um projeto tem sua ciência. Existem chaves para se ajustar ao cronograma:
- Fazer uma lista detalhada das atividades a serem executadas.
- Definir os fatores que poderiam limitar as ações da equipe do projeto.
- Estabelecer suposições com relação a situações que poderiam surgir no processo.
- Determinar a duração das atividades com base no número e capacidades dos recursos humanos e materiais designados para realizá-las.
- Reunir informações históricas sobre a duração mais provável das atividades.
- Contar com a opinião especializada de profissionais ou organizações, sejam internos ou externos, com conhecimento ou treinamento especializado.
Para a estimativa de custos, recomenda-se:
- Especificar a estrutura da divisão do trabalho.
- Definir o requisito de recursos para as atividades.
- Determinar as taxas unitárias para Input: cada recurso para calcular os custos totais.
- Levar em consideração que a duração das atividades afeta os custos do projeto.
- Recorrer a arquivos, bancos de dados e conhecimentos da equipe para estimar os custos dos recursos necessários para a execução das atividades.
Está claro que na estimativa de tempos e custos de um projeto, o cronograma, o orçamento e os recursos que podem ser acessados em prol do objetivo andam de mãos dadas, por mais que se tente separá-los. Por isso, devem ser alinhados e valorizados na medida certa.
Plano de gestão de custos
Fazer uma gestão adequada dos custos de um projeto é entender que isso não é um processo conclusivo na fase de planejamento.
Embora a ideia seja seguir o orçamento acordado o máximo possível, é preciso ter em mente que ele pode sofrer certas variações, a favor ou contra, ao longo do processo.
A habilidade está em fazer com que essas mudanças sejam mínimas ou, melhor ainda, benéficas para o projeto e para a organização.
A gestão de custos de um projeto exige saber estimar o valor aproximado dos recursos financeiros necessários para realizar as atividades planejadas. Isso envolve duas tarefas distintas:
| Tarefa | Descrição |
|---|---|
| Desenvolver o orçamento na fase de planejamento | Consiste em estabelecer e somar os custos das atividades individuais para determinar um orçamento inicial formal. |
| Controlar os custos durante a execução | Significa supervisionar a situação do projeto para atualizar o orçamento estabelecido e gerenciar as mudanças necessárias. |
Além disso, a gestão adequada de custos de um projeto também significa conhecer a natureza daquilo em que os recursos financeiros devem ser utilizados. Existem diferentes tipos de custos:
- Variáveis: dependentes do volume de produção.
- Fixos: não variam com o volume de produção.
- Diretos: repercutem diretamente nas ações do projeto.
- Indiretos: necessários para realizar o projeto, mas que não repercutem diretamente em nenhuma atividade.
- De oportunidade: os da melhor opção não realizada.
- Perdidos: aqueles em que já se incorreu, independentemente de o projeto ser realizado ou não.
Erros de gestão do tempo
A gestão do tempo é outro dos elementos fundamentais na etapa de execução de um projeto.
Controlar os prazos não se trata apenas de seguir o cronograma, pelo contrário, depende de harmonizar diversos fatores para alcançar os objetivos propostos.
Gestionar o tempo também se trata de prever fatores de risco que possam fazer com que o relógio se torne um inimigo. Estes são os erros que você deve evitar para que Input: el cumplimiento del cronograma no se vuelva una pesadilla:
- Mala planificación: se os objetivos não estiverem claros desde o início, não só não se conseguirá cumprir os prazos, como também não se chegará a lugar algum.
- Débil liderança: um líder de projeto que não sabe liderar não unifica a equipe e não a harmoniza. Isso resulta em desconforto, desorientação, atrasos e perda de tempo.
- Supervisão insuficiente: não se pode deixar a equipe e os processos por conta própria. A revisão contínua não apenas lembra responsabilidades, como também afeta a motivação e o cumprimento das ações no tempo estimado.
- Comunicação deficiente: dá margem à confusão e desmotivação, portanto, potencializa o descumprimento dos prazos.
- Equipe pouco ou nada integrada: um grupo que não está comprometido, que não conhece seu trabalho e não está capacitado não cumprirá suas tarefas no tempo acordado. Muito menos se não estiver unido ou experimentar confrontos. Embora soe como clichê, na união está a força e a realização dos objetivos em tempo.
Ferramentas de controle e acompanhamento
A execução de um projeto exige estabelecer a ordem como norma ao longo do processo.
Como alcançar isso?
Pode-se usar ferramentas de controle e acompanhamento de projetos, recursos que a tecnologia conseguiu colocar ao alcance de todos. Estas ferramentas permitem manter um registro das tarefas, atribuir responsabilidades, estabelecer prazos e monitorar o progresso do projeto em tempo real. Além disso, facilitam a comunicação entre os membros da equipe e a tomada de decisões baseadas em dados concretos.
Usar ferramentas de controle e acompanhamento de projetos permite:
- Conseguir uma visão completa do funcionamento do projeto em tempo real.
- Realizar acompanhamento contínuo.
- Obter relatórios sobre o acompanhamento.
- Responder a imprevistos com mais habilidade.
- Testar o impacto das mudanças necessárias através de simulações.
- Aumentar a produtividade.
- Conseguir resultados mais precisos.
- Estabelecer uma comunicação mais eficiente e direta com os envolvidos.
- Reduzir as complicações comunicacionais graças ao seu uso amigável.
- Integrar tudo em um único aplicativo, contribuindo para a ordem e o controle.
Além disso, nesse assunto de usar ferramentas de controle e acompanhamento de projetos aliadas à tecnologia, é aconselhável aplicar o que é conhecido como O Valor Agregado (EVA).
Esta técnica permite, por meio de um conjunto de métricas, controlar a execução de um projeto tendo como referência seu orçamento e seu calendário.
Conclusões
Para executar um projeto da melhor maneira, é preciso dominar noções básicas e ter muito claro quais são as atividades a serem desenvolvidas.
Agora, escolher ferramentas de controle e acompanhamento de projetos pode ajudar muito, mas é algo que deve ser feito com cautela. Sempre é aconselhável pedir orientação para que o uso de recursos contribua positivamente para a execução do projeto.
