Quais são as fases de um projeto? Todo projeto é composto por cinco fases: Início, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento. Neste artigo, vamos explicar o que cada uma consiste e fornecer algumas dicas para gerenciá-las adequadamente.
1. Início do Projeto
É o momento em que o escopo é definido e a seleção da equipe é realizada.
Além disso, é a fase em que a visão é compartilhada com os stakeholders e busca-se o comprometimento e apoio financeiro deles.
Nesta fase são realizadas as seguintes atividades:
- Um estudo preliminar do escopo do projeto.
- Definir os escopos do projeto.
- Uma apresentação ao conselho administrativo ou stakeholders.
- Essas tarefas são detalhadas com mais profundidade na planilha abaixo.
2. Planejamento do projeto
O objetivo do planejamento é apenas um: definir o plano para alcançar o resultado esperado.
Aqui, os pontos mais relevantes a serem definidos são:
- Prazo: Quando será concluído o projeto?
- Custo: Quanto custará o projeto?
- Escopo do projeto: O que será obtido no final do projeto?
- Além disso, também é necessário definir as ferramentas de comunicação, gestão geral, controle de contratos e atividades de compra.
3. Execução do projeto
Nesta etapa, o objetivo é claro, cumprir o que foi prometido no planejamento.
As atividades consistem em completar as tarefas, realizar as atividades e fornecer atualizações do projeto.
Há 3 pontos-chave nesta etapa:
- Gerenciar corretamente os custos e prazos.
- Manter uma boa comunicação entre toda a equipe.
- Adaptar-se rapidamente às mudanças.
4. Acompanhamento e controle do projeto
Nesta fase do projeto, é necessário controlar tudo, da mesma forma que no planejamento, existem 3 pontos principais
- O Custo
- O Progresso
- O Prazo
- Para isso, são utilizados gráficos do tipo curva para monitorar o projeto completo com base nesses três variáveis.
O objetivo das curvas de projeto é atingir em um número definido de meses a conclusão do custo, do prazo e do progresso em 100%.
Todas as curvas devem avançar simultaneamente e quando alguma fica atrasada ou adiantada, veremos algo como no gráfico a seguir.
5. Encerramento do projeto
Esta etapa do projeto consiste em encerrar formalmente o projeto, solicitando ao cliente (interno ou externo) a aprovação final para que se possa assinar o término do projeto.
É importante que o projeto nos deixe um aprendizado para o futuro, por isso, nesta etapa, deve-se:
- Realizar um backup: No caso de precisarmos de algo no futuro.
- Definir aprendizados: Determinar o que foi bem ou mal feito, para considerá-lo em projetos futuros.
As fases previamente explicadas correspondem à metodologia de projetos do instituto global de projetos chamado PMI
Planilha de Monitoramento de Fases e Etapas
Se precisas dispor de muitos modelos diferentes para agilizar a gestão de projetos no teu negócio, convém usar um software profissional.
Monday é o Software #1 em Gestão de Projetos no mercado e oferece dezenas de modelos úteis para manter a tua equipe organizada.
Claro que podes usar uma planilha excel e montar o teu próprio controlo de projetos. No entanto, se estás realmente interessado em que o teu projeto seja um sucesso, existem soluções pré-desenhadas para poupar tempo e energia.
Perguntas-te qual é a vantagem de monitorizar as fases numa ferramenta online de projetos?
Bem, entre outras:
- A possibilidade de trabalhar em equipas em diferentes localizações físicas.
- Notificações de mudanças via e-mail.
- Diagramas de projetos, muito amigáveis.
- Possibilidade de atualizar informação a partir do celular.
- Começar rapidamente com modelos já desenvolvidos.
Além disso, quanto mais te aprofundares na gestão de projetos, mais vais precisar de uma ferramenta.
Não é necessário implementá-la agora. Mas recomendo que examines algumas opções; ao entrar em comparasoftware, podes fazer comparações das diferentes opções e conhecer a que melhor se adapta às tuas necessidades.
