A reunião inicial de projeto, ou Kick Off Meeting, é uma oportunidade para dar ao projeto a energia inicial necessária, motivar a equipe e gerar a sinergia que levará ao sucesso.
Dizem que a primeira impressão é a que fica, por isso você não vai querer negligenciar nenhum aspecto da reunião inicial. Se for organizada corretamente, será o primeiro impulso para atingir a meta.
Neste artigo, você conhecerá os elementos fundamentais de um Kick Off Meeting e aprenderá os passos e dicas para alcançar um gerenciamento bem-sucedido.
O que é Kick Off Meeting?
O Kick Off Meeting é a reunião que marca o início formal de um projeto; por isso é um evento frequente na gestão de projetos.
Pode-se dizer que é o momento de apresentar os objetivos, as dinâmicas, de garantir que a essência e motivação necessárias foram transmitidas e também de plantear a “justificação do projeto“
O significado de kick off meeting é “reunião de pontapé inicial”. A ideia do pontapé pode soar um pouco violenta, mas não é o que parece. Trata-se de uma comparação com o momento em que a bola é chutada ao início de um jogo esportivo.
Essa é uma ideia muito útil para imaginarmos como deve ser essa reunião.
O momento de começar um jogo é fundamental e pode ser chave para o desenvolvimento do projeto. Já avaliamos o rival, analisamos estratégias e os diferentes cenários possíveis, mas o que aconteceria se recebêssemos um gol no primeiro minuto?
Os riscos de tudo dar errado são maiores.
Por isso, é importante seguir uma estrutura apropriada para assegurar-se de que o kickoff meeting incluirá todos os aspectos que a equipe, os colaboradores e os clientes precisam saber.
Embora cada início de projeto seja diferente de acordo com o escopo, alcançar a motivação inicial para empolgar os participantes sempre é benéfico.
Estrutura de uma reunião Kick Off
Uma reunião de kick off deve ter uma série de pontos essenciais, os quais o diretor do projeto deve garantir transmitir para que o encontro seja bem-sucedido:
1. Introdução
Uma introdução impactante e com uma boa pegada dará a energia necessária para o resto do encontro. Para começar, mencione seu nome e cargo, se for novo. Você pode encontrar um título atraente para a sua reunião, que gere curiosidade e vontade de saber mais.
Demonstre que o projeto é atraente e especial. Isso pode motivar a equipe. Use imagens ou gráficos e mencione os erros da concorrência e como o seu modelo evitará repeti-los.
Quanto à empresa, se necessário, narre brevemente a sua história e conquistas alcançadas. Se o negócio já está em andamento, deve explicar a situação atual e o propósito final do projeto (expansão, crescimento de base de dados, implementação de novas tecnologias, etc.).
2. Apresentação de objetivos
Apresente os objetivos de forma clara. Um objetivo bem formulado será comunicável a todos os participantes do projeto.
É importante também que cada setor entenda quais são os objetivos específicos correspondentes a ele.
Tem de ficar claro por que estamos fazendo este projeto, em primeiro lugar, e quais necessidades satisfaz.
3. Desenvolvimento
Já definimos o que queremos alcançar com o projeto. Agora é hora de passar para o Como.
Neste ponto da estrutura, definiremos os fluxos de trabalho:
- Atores do projeto: Deverá definir claramente quem fará o quê. Se alguns membros da equipe têm tarefas atribuídas e serão responsáveis pelos resultados alcançados, isso deve ficar muito claro desde o início. Também é importante que todos conheçam os parâmetros e a dinâmica de trabalho, e se terão pessoas sob sua responsabilidade.
- Meios de trabalho: É uma boa ideia apresentar suas ferramentas de trabalho, como, por exemplo, os Software de Gestão de Projetos que usará.
- Organograma empresarial: apresentar um esquema da organização da equipe é importante, especialmente em equipes grandes. Todos devem saber a quem se dirigir caso precisem. Saber quem é o líder e quanto tempo vai demorar para aprovar resultados é uma forma de antecipar e evitar problemas.
- Gestão de tempo: o calendário de atividades deve estar ao alcance de todos. Isso garante que todos estejam cientes do que está acontecendo e quando. Pense em ferramentas que permitam gerar alertas se o calendário for modificado. Existem aplicativos profissionais que permitem acessar essas funções, como Basecamp, Wrike ou Oracle.
- Indicadores de gestão: é importante que cada membro da equipe saiba como será avaliado, quando e com quais indicadores. Além disso, você pode introduzir os Kpis (Key Performance Indicators), ou seja, os instrumentos que fornecerão as informações necessárias sobre o desenvolvimento geral do projeto. Os participantes devem entender como se saberá se o projeto teve sucesso ou não.
- Plano de Comunicação: não esqueça de introduzir quais serão os canais de comunicação, como e com que frequência você comunicará o status do projeto e quais são os limites de horário.
- Discuta a Gestão de Riscos, Problemas e Mudanças: a equipe deve conhecer quais são os riscos esperados e as possíveis mudanças de direção que podem ser feitas de acordo com a avaliação contínua do projeto.
- Apresente a equipe e suas habilidades: é provável que os membros da equipe não se conheçam. Encontre um momento durante a reunião para apresentá-los.
- Sessão de Perguntas e Respostas: dê às pessoas a oportunidade de levantar qualquer coisa que ainda não tenha sido abordada.
4. Despedida
Depois de garantir que todas as dúvidas foram resolvidas, é hora de começar o trabalho. Para concluir a reunião, não se esqueça de retomar os aspectos fundamentais, se necessário.
Resuma novamente os objetivos, apenas para retomar a motivação inicial do projeto, e mostre-se acessível se surgir alguma dúvida ou problema que você possa resolver durante a execução.
Objetivos do Kick Off
Os objetivos da kick off meeting podem ser diferentes de acordo com o escopo e os objetivos pontuais do projeto. Principalmente, a finalidade é:
- Apresentar a equipe e ter o primeiro contato.
- Entender os objetivos e escopo do projeto.
- Saber como o desempenho será medido e quais responsabilidades, deveres e liberdades de trabalho cada pessoa terá.
- Ajustar práticas de trabalho, horários e reuniões para tornar o fluxo de tarefas mais eficaz.
- Estabelecer o nível esperado, os parâmetros de qualidade e garantir que a equipe e os demais participantes do projeto estejam alinhados.
- Facilitar as informações chave para alcançar o sucesso na realização das metas.
- Inspirar confiança tanto nos membros da equipe quanto em todos os envolvidos que foram convidados para participar da reunião, como clientes, fornecedores e acionistas.
Como organizar uma Kickoff Meeting?
Vamos ver uma série de recomendações para evitar riscos na organização de uma Kickoff Meeting:
1. Considere o espaço para a reunião e a quantidade de pessoas que convidará
Ao pensar na reunião inicial, é importante considerar os atores que você quer que estejam lá. Da mesma forma, as pessoas que serão importantes na reunião devem saber disso. Os palestrantes devem ser avisados.
Há vários riscos em não limitar a quantidade de pessoas. A ordem e o silêncio podem ser afetados, e você pode acabar fazendo outras pessoas perderem tempo.
Quando ninguém tem certeza de quem deve falar, perde-se tempo e confundem-se os pontos relevantes da reunião.
As pessoas relevantes devem estar presentes, portanto, se não puderem comparecer, reprograme a reunião até que todos os atores fundamentais possam estar lá. Você não quer deixar pontas soltas ou ter mal-entendidos.
2. Não se esqueça de praticar e ter um discurso para a reunião
Se você for quem organiza a reunião e será o principal orador, a maneira como você apresenta sua ideia varia de acordo com o ambiente, o tempo disponível e as características do seu público. É por isso que é importante estar bem preparado.
O poder de síntese é chave. Não abuse da sua posição de orador, nem fale demais. Considere o tempo disponível dos participantes, e se precisará de alguma recepção com comida e bebida. Todos esses detalhes devem ser considerados.
Certifique-se de ter claro o objetivo da kickoff meeting para não divagar em assuntos desnecessários.
3. Tenha uma reunião antes do kickoff meeting
Se esta for a primeira vez que os membros da equipe se encontrarem, considere ter pequenas conversas com eles antes do grande evento. Conhecer os participantes de antemão gerará um clima de confiança e camaradagem para que o encontro flua melhor.
4. Envie convites com antecedência e consulte as agendas dos participantes
Envie antecipadamente os convites com um resumo da estrutura da reunião. Assim, você poderá receber feedback, perguntar aos participantes o que mais eles gostariam de discutir e começar um diálogo sobre o conteúdo da kickoff meeting.
Se o projeto requer informar ao cliente e investidores, tente conversar sobre o conteúdo da reunião e ofereça um espaço em caso de eles desejarem adicionar algo.
Não se esqueça de também dar detalhes da reunião à equipe, para que eles possam começar a pensar em questionamentos, dúvidas e outras ideias. Fazer isso também irá ajudá-lo a dar forma à kickoff meeting.
5. Não negligencie os detalhes que tornarão o encontro mais agradável
Se você é o Gerente de Projetos, não vai querer deixar ao acaso nenhum detalhe. Certifique-se de que tudo na sala esteja em seu lugar e faça testes técnicos antes do kick off meeting. Tenha cuidado com os equipamentos de projeção, pois eles podem falhar no último minuto.
Prepare a sala adequadamente, faça uma lista de presenças para que ninguém se confunda quanto ao local e tenha informações importantes impressas e os lanches prontos.
